ארגון והפקת כנסים

הפקת כנסים לחברות וארגונים הם ממזמן לא תפקידם של מחלקות משאבי אנוש, אלה שייכות לחברות המתמחות בתחום המציעות שפע של אפשרויות שיקנו לכם כנס שיותיר חותם תדמיתי מושלם לאורחים הצפויים להגיע. כנסים יכולים להיות מסוגים שונים, בין אם מדובר בכנסים לוועדי עובדים, ללקוחות החברה, לצורך חיזוק הקשרים עם משקעים או עובדי החברה, לצורך השקת מוצרים חדשים, או כנסים בעלי ערך מוסף והרצאות מהנות.

הפקת כנסים עסקיים היא לא עניין של מה בכך והיא דורשת שימת לב לכל פרט ופרט כולל הכנת לוז מסודר שיאפשר סדר מופתי בכנס ובכלל לאפשר לאורחים לדעת בבירור מה מטרת הכנס ומה יהיה בכל שלב.

ארגון כנס מא’ ועד ת’

ראשית עליכם להבין את הפרטים הבסיסיים שיאפשרו לכם להפיק כנס המותאם לקהל היעד. לכן, עליכם לדעת ככמה פרטים חשובים: מהו מטרת הכנס, מיהו קהל היעד שאמור להשתתף בכנס, את כמות האורחים הצפויים להגיע לכנס, אופי הקהל אם מדובר בציבור בדרג גבוהה, חילונים, דתיים ובכלל כל פרט רלוונטי על האורחים יוכל לסייע.

לאחר הכרת קהל היעד, האתגר הבא הוא – התאמת הפעילות והלוז לקהל. לדוגמא – כנס המיועד רק לעובדי החברה יהיה שונה מבחינת התוכן מכנס שבו יגיעו לקוחות וספקים.

תקציב אישי – הנושא המאתגר יותר הוא עניין התקציב, הרי ללא תקציב המוגדר מראש ניתן ללכת לאיבוד בקלות רבה, אך מצד שני הגדרת התקציב מחייבת עמידה בו והתאמה של הלוז בקפידה על פי התקציב. לכן, חברה להפקת כנסים תזדקק לדעת מהו התקציב שלכם ולבצע סדר עדיפויות, כלומר לחלק את התקציב בתחילה לדברים החשובים ולאחר מכן ביתר התקציב להשתמש למטרת אטרקציות ותוספות שונות המיועדות להעשיר את הכנס.

אז מה צריך לצורך הפקת כנס מושלם?

מיקום אטרקטיבי – יש צורך לבחור מיקום שיכיל את כמות המוזמנים בצורה מיטבית, כך שהחלל מצד אחד לא יהיה צפוף מידי לכמות המוזמנים ומצד שני לא יהיה מרווח מידי ויחשבו שאולי חלק מהמוזמנים לא הגיע. כמו כן, תוכלו לבחור בין מקום פתוח תחת כיפת השמים או באולם מקורה על פי מזג האוויר.

אוכל ושתייה – ישנה חשיבות רבה לבחירת אוכל לכנס, הרי אם מדובר בכנס שנערך מספר שעות עליכם לדאוג לכיבוד הולם שירשים את המוזמנים. לכן, תוכלו לבחור בכיבוד מרשים המשלב מנות קטנות ואישיות, או בכלל ללכת על כיבוד סולידי עם מגשי אירוח מלאים בכל טוב.

לוגיסטיקה – תהליך הלוגיסטיקה הוא מורכב ועליכם להיעזר בחברות המשכירות ציוד לכנסים כמו – ציוד תאורה והגברה, מוזיקה שתלווה את הכנס על ידי תקליטן, במה במידה ואין, רמקולים למרצים, כסאות ישיבה ושולחנות במידה והמקום אינו מציע זאת, עיצוב החלל בצורה מזמינה, דוכנים ומתקני תצוגה ובכלל כל ציוד שיאפשר לכם להעביר את הכנס בצורה מיטבית.